Zeven tips voor een goed out-of-office-bericht

IMG_5390De vakantie staat voor de deur. En dat betekent voor veel bedrijven en zelfstandig ondernemers dat zij een tijdje niet bereikbaar zullen zijn. Je kunt voor je vakantie een zogenaamd ‘out-of-office-bericht’ of afwezigheidsmelder instellen in je e-mailprogramma. Mensen die jou mailen tijdens je vakantie krijgen dan keurig een antwoord waarin staat dat je afwezig bent.

Wat schrijf je nu precies in zo’n afwezigheidsbericht? Hieronder zeven tips.

  1. Begin met een aanhef en bedank de mailer voor zijn bericht.
  2. Vertel van wanneer tot wanneer je precies afwezig bent.
  3. Maak het bericht menselijk en een tikkie persoonlijk, zorg er in elk geval voor dat de ontvanger niet het gevoel krijgt dat hij antwoord krijgt van een machine. Maar sla daarin ook weer niet door. Kijk wat past bij jou en je bedrijf.
  4. Als mensen met hun vraag bij een collega terechtkunnen, maak dan duidelijk wie die collega is en wanneer (dag, tijd) en hoe (telefoon, e-mail) ze die persoon kunnen bereiken.
  5. Zorg ervoor dat er geen type- of spelfouten in je tekst staan. Uiteraard :-).
  6. Stel je afwezigheidsmelder op tijd in. Om rustig dingen af te kunnen ronden is het wellicht slim om je out-of-office-reply al een dag eerder in te stellen (uiteraard pas je de datum in het bericht dan daarop aan).
  7. Vergeet ook vooral niet om je afwezigheidsmelder weer uit te zetten als je weer terug bent. Het staat o zo slordig en zeker niet professioneel als iemand op 13 augustus nog een auto-reply van je krijgt waarin staat dat jij vanaf 4 augustus weer aan het werk bent. Ook hier geldt dat je er bewust voor kunt kiezen om je afwezigheidsmelder op een of twee dagen later in te stellen, zodat je enigszins rustig op kunt starten. En je dat fijne vakantiegevoel niet na een halfuur al meteen weer helemaal kwijt bent.

Extra tips voor zzp’ers
Ik kan me voorstellen dat je het als zzp’er die vanuit huis werkt niet ‘wereldkundig’ wilt maken dat je de komende drie weken lekker met je gezin vakantie aan het vieren bent in Zuid-Frankrijk. Mensen zouden dit immers ook kunnen lezen als ‘oké, dat huis staat dus leeg van dan tot dan…’ en je wilt niemand op ‘slechte ideeën’ brengen.

Daarom twee alternatieven:

  1. Stuur je klanten een aantal weken van tevoren een kort persoonlijk bericht waarin je vertelt wanneer je op vakantie bent.
  2. Vermeld je vakantie een aantal weken van tevoren alvast in je e-mailhandtekening. Dan kan iedereen er vast rekening mee houden.

Fijne vakantie allemaal!

This entry was posted in Tips and tagged , , , , , , . Bookmark the permalink.